Politique de Confidentialité

DENTAKAY ORAL AND DENTAL HEALTH SERVICES LTD. CO.

TEXTE D'INFORMATION SUR LA PROTECTION ET LE TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES

Conformément à la loi no 6698 sur la protection des données à caractère personnel ("KVKK" ou la "Loi"), Dentakay Ağız ve Diş Sağlığı Hizmetleri Ltd. Şti. ("Dentakay" ou la "Société"), société de droit turc, accorde la plus haute importance à la confidentialité et à la sécurité des données à caractère personnel de ses patients, patients potentiels, visiteurs et partenaires commerciaux. En notre qualité de responsable du traitement, nous traitons, enregistrons et conservons vos données à caractère personnel dans le cadre décrit ci-dessous, dans le respect de la Loi et des règles de bonne foi, et ne les transmettons à des tiers que dans les cas autorisés par la réglementation.

Le présent avis de confidentialité s'applique à l'ensemble des traitements de données à caractère personnel réalisés dans chacune des cliniques Dentakay (Nish Istanbul, Şişli, Antalya, Ankara et autres), sur nos sites internet (www.dentakay.com et sous-domaines), au sein de nos centres d'appels, ainsi que sur tous les autres canaux de communication par lesquels nous interagissons avec vous. Dentakay prenant en charge des patients résidant en Türkiye comme à l'étranger, nous tenons également compte, dans la mesure où ils sont pertinents, des principes de protection des données reconnus au niveau international, notamment la transparence, la minimisation des données, la limitation des finalités, la confidentialité, la sécurité, la responsabilité et le respect des droits des personnes concernées.

1. Catégories de données à caractère personnel que nous traitons

En raison de la nature des services de santé et de tourisme médical que nous proposons, les données que vous nous communiquez, ou que nous obtenons par des moyens automatisés ou semi-automatisés lors de la fourniture de nos services, sont traitées selon les catégories suivantes :

2. Finalités du traitement de vos données à caractère personnel

Vos données à caractère personnel sont traitées aux finalités spécifiques exposées ci-dessous, conformément aux principes fondamentaux énoncés aux articles 4, 5 et 6 de la KVKK et dans le respect du principe de minimisation des données.

A. Réalisation des actes de diagnostic médical, de traitement et de soins

Vos données de santé et vos données d'identité sont traitées afin de réaliser les examens de santé bucco-dentaire, d'établir les diagnostics, d'élaborer les plans de traitement, de pratiquer les interventions de chirurgie et de dentisterie esthétique, de concevoir et de poser les prothèses dentaires en laboratoire, de fournir les médicaments et les matériaux nécessaires, et d'assurer le suivi post-traitement. Le diagnostic médical définitif, les décisions thérapeutiques et les recommandations cliniques relèvent de professionnels de santé habilités, dans le cadre du processus clinique approprié. Cette activité constitue notre mission principale au titre de la loi fondamentale no 3359 sur les services de santé et du décret-loi no 663.

B. Demandes de renseignements préalables au traitement et communication à distance

Lorsque vous nous contactez par des canaux à distance - formulaires de notre site internet, WhatsApp, centre d'appels, courrier électronique, SMS et réseaux sociaux - vos données d'identité, vos coordonnées et les informations que vous choisissez de partager sont traitées aux fins des demandes de renseignements préalables au traitement, de l'évaluation préalable au traitement, de la clarification des options thérapeutiques, de la planification des rendez-vous et de la préparation de l'évaluation clinique. Les informations échangées par ces canaux accompagnent et préparent la prise en charge ; elles ne constituent pas un diagnostic définitif. La communication à distance ne remplace pas un examen en présentiel lorsque celui-ci est nécessaire, et toute décision clinique définitive relève d'un professionnel de santé habilité, à l'issue du processus clinique approprié.

C. Tourisme médical et logistique opérationnelle

Pour les patients qui se rendent dans nos cliniques depuis la Türkiye ou depuis l'étranger, les données d'identité, de contact et de voyage sont traitées afin d'organiser les transferts aéroport-hôtel-clinique, de réserver l'hébergement, d'accompagner les démarches de visa (y compris l'établissement des lettres d'invitation) et de fournir des services d'interprétariat.

D. Respect des obligations légales et administratives

Vos données sont traitées afin de satisfaire aux obligations de déclaration (notamment e-Nabız, le système national de dossiers de santé de Türkiye, et l'USS) découlant de la réglementation du ministère turc de la Santé, des directions provinciales de la santé, de l'Institution de sécurité sociale (SGK) et des autres autorités publiques compétentes ; d'émettre les factures, d'acquitter les impôts et de procéder aux rapprochements financiers ; et de conserver les dossiers des patients pendant les durées imposées par la loi, conformément au règlement relatif aux hôpitaux privés et à la réglementation connexe.

E. Gestion de la relation patient et qualité du service

Vos données sont traitées afin de vous adresser des rappels de rendez-vous (par SMS, téléphone et courrier électronique), de mener des enquêtes de satisfaction, d'instruire les demandes et les réclamations, et d'assurer les services de centre d'appels conformément à nos normes de qualité.

F. Activités de promotion et de marketing (soumises à votre consentement explicite)

Sous réserve de votre consentement explicite distinct, vos données peuvent être traitées afin de vous proposer des suggestions de traitement personnalisées, de vous informer de nos nouveaux services et de nos campagnes, et de partager des témoignages de réussite (images avant/après) sur notre site internet et nos réseaux sociaux. L'utilisation de données de santé à des fins de marketing, le partage d'images avant/après et de témoignages de patients, ainsi que l'envoi de communications commerciales, ne sont effectués que sur la base de votre consentement explicite, distinct et librement donné pour chacun d'eux, que vous pouvez retirer à tout moment.

3. Modalités de collecte et bases légales

Vos données à caractère personnel sont collectées sous forme orale, écrite, visuelle ou électronique, par l'intermédiaire de nos cliniques, de nos sites internet (dentakay.com et ses sous-domaines), de nos applications mobiles, de nos centres d'appels, de nos adresses électroniques, de nos lignes SMS et WhatsApp, des réseaux sociaux (notamment Facebook, Instagram et LinkedIn) et de nos partenaires commerciaux habilités (agences de tourisme médical). Lorsque ces canaux sont utilisés pour une prise de contact à distance, les informations sont recueillies aux fins des demandes de renseignements préalables au traitement, de la planification des rendez-vous et de la préparation de l'évaluation clinique, ainsi qu'il est décrit à la section 2(B). Selon l'activité concernée, vos données sont traitées sur le fondement d'une ou de plusieurs des bases légales prévues par la KVKK :

• Disposition expresse de la loi: La réglementation du ministère de la Santé, la loi sur la procédure fiscale, le code du travail et les textes analogues.
• Exécution d'un contrat: L'exécution de la relation de traitement et de service établie entre vous et Dentakay.
• Impossibilité matérielle de recueillir le consentement: La protection de la vie d'un patient inconscient ou dans l'incapacité d'exprimer son consentement.
• Respect d'une obligation légale: La satisfaction des obligations légales de Dentakay en matière de déclaration, de conservation et de sécurité.
• Diagnostic médical et traitement (art. 6/3 de la KVKK): Le traitement des données de santé par nos praticiens, tenus au secret professionnel, aux fins de la délivrance des soins.
• Intérêt légitime du responsable du traitement: Le suivi des rendez-vous, la sécurité physique de nos cliniques (vidéosurveillance) et l'amélioration de nos processus, sous réserve de ne pas porter atteinte à vos libertés et droits fondamentaux.
• Consentement explicite: Recueilli séparément pour certaines activités telles que le marketing, le partage d'images de traitement et de témoignages, ainsi que le transfert de données à l'étranger.

4. Transfert de vos données à caractère personnel

Afin d'atteindre les finalités décrites ci-dessus, et conformément aux articles 8 (transfert national) et 9 (transfert international) de la KVKK, vos données à caractère personnel peuvent être communiquées aux catégories de destinataires suivantes, limitées dans chaque cas aux données nécessaires à la finalité concernée :

• Institutions et autorités publiques: Le ministère turc de la Santé, les directions provinciales de la santé, la Direction générale de la sûreté, les tribunaux et bureaux d'exécution, les administrations fiscales et la SGK, dans le cadre des obligations légales.
• Partenaires médicaux: DentakayLabs (fabrication de prothèses), laboratoires externes, centres d'anatomopathologie, médecins spécialistes consultés et centres d'imagerie.
• Prestataires opérationnels: Fournisseurs d'infrastructures informatiques, prestataires de bases de données et de services de serveurs, conseils financiers, cabinets d'avocats et agences de traduction.
• Partenaires du tourisme et de la logistique: Hôtels partenaires et sociétés de transfert, dans la limite stricte des données d'identité et de localisation nécessaires à l'hébergement et au transport.
• Destinataires situés à l'étranger (transfert international): L'assureur du patient dans son pays de résidence, les bureaux de liaison de Dentakay à l'étranger (notamment Londres et Riyad, à des fins de coordination) et les serveurs situés à l'étranger des fournisseurs technologiques mondiaux auxquels nous recourons (tels que Google, Meta et WhatsApp). Les transferts internationaux sont effectués conformément à l'article 9 de la Loi, sur l'un des fondements suivants : (i) votre consentement explicite ; (ii) le transfert vers un pays pour lequel le Conseil de protection des données à caractère personnel a constaté l'existence d'un niveau de protection adéquat ; ou (iii) l'engagement écrit d'une protection adéquate par les responsables du traitement établis en Türkiye et dans le pays étranger concerné, assorti de l'autorisation du Conseil (par la signature de contrats types).
• Confidentialité des communications mobiles: Les informations mobiles et les données relatives au consentement à recevoir des SMS ne seront ni partagées avec des tiers, des sociétés affiliées ou des partenaires, ni vendues ou divulguées à ceux-ci à des fins marketing ou promotionnelles. Le consentement à recevoir des SMS n'est pas partagé avec des tiers. Nous utilisons votre numéro de téléphone mobile uniquement pour fournir les services de messagerie que vous avez demandés ou accepté de recevoir.

5. Sécurité des données, respect de la vie privée du patient et confidentialité

Dentakay s'engage à protéger vos données à caractère personnel, et en particulier vos données de santé, contre la perte, le vol, l'accès non autorisé, l'altération et la divulgation. À cette fin, nous maintenons un dispositif à plusieurs niveaux de mesures administratives, physiques et techniques, que nous réexaminons en permanence à la lumière des exigences légales et des normes de confidentialité et de sécurité de l'information reconnues au niveau international dans le domaine de la santé. Les paragraphes suivants décrivent la manière dont cet engagement se traduit dans la pratique.

Confidentialité et accès autorisé

L'accès aux données à caractère personnel et aux dossiers médicaux est réservé aux personnels habilités qui en ont besoin pour l'exercice de leurs missions professionnelles. Les droits d'accès sont attribués selon le principe des habilitations fondées sur les rôles et font l'objet de revues régulières. L'ensemble des membres de notre personnel est tenu de préserver la confidentialité des informations relatives aux patients, pendant la durée de leur collaboration avec Dentakay comme après celle-ci.

Exactitude et intégrité des dossiers médicaux

Nous prenons des mesures raisonnables pour que les informations personnelles et médicales soient exactes, complètes et à jour, et qu'elles soient conservées de manière à garantir la continuité, la qualité et la sécurité de la prise en charge des patients. Les dossiers sont protégés contre toute modification, suppression ou divulgation non autorisée.

Surveillance des accès et journaux d'audit

L'accès électronique aux dossiers des patients est protégé par une authentification individuelle des utilisateurs. Les accès aux systèmes et les opérations réalisées peuvent être consignés dans des journaux d'audit et faire l'objet d'une surveillance destinée à vérifier le respect de la législation applicable, de nos politiques internes et de nos exigences de sécurité de l'information.

Mesures de protection physiques, administratives et techniques

Nous mettons en oeuvre des mesures administratives, physiques et techniques destinées à protéger les données à caractère personnel contre l'accès non autorisé, la perte, l'altération, la destruction et la divulgation. Selon le système concerné et la sensibilité des données, ces mesures peuvent comprendre le contrôle de l'accès physique aux locaux et aux dossiers, des systèmes d'information sécurisés, des méthodes de transmission sécurisées, le chiffrement lorsque cela est approprié, des habilitations fondées sur les rôles, des sauvegardes régulières, une protection antivirus, des technologies de pare-feu et des évaluations de sécurité périodiques.

Confidentialité et formation du personnel

L'ensemble des salariés, consultants, prestataires et personnels tiers susceptibles d'accéder à des données à caractère personnel sont tenus de respecter des obligations de confidentialité et de suivre une formation appropriée en matière de protection de la vie privée, de sécurité de l'information et de protection des données. Lorsque nous faisons appel à des fournisseurs et à des sous-traitants, nous procédons à des vérifications préalables et mettons en place des obligations contractuelles de protection des données avant de leur confier des données à caractère personnel.

Protection de la vie privée du patient tout au long de la prise en charge

Nous nous engageons à préserver votre vie privée à chaque étape de votre prise en charge. Les informations relatives aux patients ne sont utilisées, divulguées ou partagées qu'aux finalités autorisées par la législation applicable, avec votre consentement lorsque celui-ci est requis, ou pour satisfaire à une obligation légale. Tout est mis en oeuvre pour préserver la dignité, la confidentialité et l'intimité du patient au cours des processus d'enregistrement, d'examen, de diagnostic, de traitement, de communication et de gestion des dossiers.

Gestion des violations de données à caractère personnel

Dentakay maintient des procédures d'identification, d'évaluation, de gestion et de traitement des violations de données à caractère personnel. En cas de violation, les mesures correctives nécessaires sont mises en oeuvre sans délai et, lorsque la législation applicable l'exige, les autorités compétentes et les personnes concernées en sont informées.

Amélioration continue

Nous réexaminons périodiquement nos pratiques en matière de protection de la vie privée et de sécurité de l'information afin de maintenir une conformité constante aux exigences légales, aux normes internationales et à nos propres politiques internes. Des améliorations sont apportées en tant que de besoin, sur la base d'évaluations des risques, d'audits, de rapports d'incident et des évolutions technologiques.

6. Conservation et destruction de vos données

Vos données à caractère personnel sont conservées pendant les durées imposées par la réglementation applicable, notamment :

• Dossiers médicaux des patients: 20 ans à compter de la fin du traitement.
• Dossiers de patients décédés: 30 ans, conformément à la modification du règlement relatif aux données de santé à caractère personnel.
• Dossiers relevant d'affaires médico-légales: Pendant le délai de prescription applicable (au moins 20 ans).
• Enregistrements de vidéosurveillance: Environ 2 mois, selon la capacité de l'équipement d'enregistrement.
• Documents comptables: 10 ans.

Les données dont la durée de conservation est échue font l'objet d'un effacement, d'une destruction ou d'une anonymisation périodique, conformément à la politique de conservation et de destruction des données de Dentakay.

7. Vos droits en tant que personne concernée (article 11 de la KVKK)

En votre qualité de personne concernée, vous pouvez exercer les droits suivants en vous adressant à Dentakay :

• Savoir si vos données à caractère personnel font l'objet d'un traitement ;
• Demander des informations lorsque vos données ont été traitées ;
• Connaître la finalité du traitement et vérifier que vos données sont utilisées conformément à celle-ci ;
• Connaître les tiers, en Türkiye ou à l'étranger, auxquels vos données sont transférées ;
• Demander la rectification de données incomplètes ou inexactes ;
• Demander l'effacement ou la destruction de vos données dans le cadre de l'article 7 de la KVKK ;
• Demander que toute rectification, tout effacement ou toute destruction soit notifié aux tiers auxquels vos données ont été transférées ;
• Vous opposer à toute décision produisant à votre égard des effets défavorables et résultant exclusivement d'une analyse automatisée de vos données ;
• Demander réparation du préjudice subi du fait d'un traitement illicite de vos données.

8. Comment exercer vos droits

Vous pouvez adresser vos demandes relatives à l'exercice de vos droits en complétant le formulaire de demande auprès du responsable du traitement et en le transmettant par l'un des canaux suivants :

• Par écrit: En personne ou par voie notariale, à l'adresse Çobançeşme Mah. Sanayi Cd. Nish İstanbul No: 44A Kat: 10, 34196 Bahçelievler / İstanbul.
• Par courrier électronique enregistré (système KEP turc): À l'adresse dentakay@hs01.kep.tr.
• Par courrier électronique: À l'adresse kvkk@dentakay.com, depuis l'adresse électronique enregistrée dans nos systèmes.

Votre demande sera traitée gratuitement, dans les meilleurs délais et, en tout état de cause, dans un délai maximal de trente (30) jours, en fonction de sa nature.

POLITIQUE RELATIVE AUX COOKIES DENTAKAY

Effective Date: 16 janvier 2026

1. Introduction et Objet

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2. Qu'est-ce qu'un Cookie ?

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